אירוע קטן לחברים, משפחה, עמיתים לעבודה אומנם נשמע פשוט אך הוא דורש תיכנון, מחשבה ועבודה רבה לא פחות מאירוע גדול יותר.
ישנם משתנים רבים ואפשרויות רבות לאירוע מכל סוג אך העבודה המקדימה של הארגון היא דומה ברוב המקרים.
הנה טיפים לתכנון אירוע קטן
לפני שמתחילים בטיפים חשבו שתזכרו שתוכלו להכניס את כל הדמיונות שלכם והכל יהיה נכון.
תוכלו לקחת קייטרינג לאירוע קטן או לבשל בעצמכם, לערוך את האירוע בבית או בכלל בחוף הים, להזמין את הקרובים אליכם או לפתוח את האירוע גם לחברים של חברים. העיקר שזה יהיה שלכם!
הגדרת מטרה
מה הסיבה למסיבה שהביאה אתכם לתכנון זה? מה אתם חוגגים?
לאחר שתחליטו על המטרה וסוג האירוע תוכלו להמשיך בתכנון מדויק וספיציפי יותר.
כמה האירוע קטן?
לפעמים נדמה לנו שהאירוע ממש פיצי ואז לאט לאט רשימת המוזמנים מתחילה לגדול ולגדול ואנחנו נזכרים בעוד אורחים שהיינו רוצים להזמין ובני בנות הזוג גם מגיעים לכן שימו לב לכמות המשתתפים באירוע כדי לתכנן את האירוע בצורה מתאימה.
טיימינג זה הכל בחיים
תכננו את האירוע ואת התאריך שלו על פי האופי והאווירה שתרצו שתהיה גם על פי עונת השנה ומזג האוויר וגם על פי השעה ביום. קחו בחשבון את מזג האוויר האופייני לאותם השעות, תאורה אם יש צורך.
אם תרצו אירוע קליל וחופשי כנראה תעדיפו לקיים אותו בתחילת הקיץ שעוד נעים בחוץ בשעות אחר הצהריים לחילופין אירוע בייתי עם תוכן לאורחים יכול להיות מתאים לאווירה חורפית בשעת ערב שיתקיים בפנים.
הפרטים הקטנים קובעים...
רשמו את כל הרעיונות הקטנים שעולים לכם בראש במהלך היום או כהשראה מאירועים אחרים שנכחתם בהם – עיצוב המרחב, המוזיקה, התוכן, מתנות וכל מה שעולה בדעתכם. צרו לעצמכם מאגר רעיונות ואז גשו אליו ותבינו מה ריאלי, מה מתאים אחד לשני וככה הלאה…
תקציב
כמובן שאתם רוצים להשקיע ולוודא שהכל ברמה הגבוהה ביותר ושהאורחים שלכם נהנים מאירוע ברמה גבוהה אך אל תשכחו שעלויות של אירועים יכולות להיות גבוהות והן עולות וצפות מבלי שאנחנו שמים לב לפעמים. לכן חשוב מאוד להגדיר תקציב.
חלוקת אחריות
גם אם הארגון לגמרי שלכם לא יזיק לכם עוזרים קטנים שישמחו לקחת חלק בהפקה הנהדרת שלכם עם אחריות קטנה, בקשו מחברים או שכרו אנשים שזה תפקידם וודאו שכל אחד מקבל אחריות למשל – אוכל, צילום, חניה, שולחנות, תוכנית אומנותית וכך אתם לא צריכים לדאוג לתחום זה. אל חשש אתם תנצחו על האירוע מלמעלה ויהיה לכם מספיק במה להתעסק.
לסיכום
קחו את הטיפים האלו וביום האירוע אל תשכחו לבלות עם האורחים ולהנות מהאירוע שדמיינתם ותכננתם כל כך טוב.
